Порядок денний:
1. Розгляд Звіту Правління про виконання кошторису за 2020 рік.
Стан оформлення та документування результатів Інвентаризації.
2. Розгляд результатів роботи Правління за 2020 рік. Виконання прийнятих рішень
Перше питання.
Відповідно до протоколу Правління від 17.12.2020, №22 (питання 1) та п.3.4 Статуту ОСББ “ЖК
Верховина” (далі - ОСББ), Ревізійною Комісією було здійснено перевірку
фінансово-господарської діяльності Правління ОСББ за 2020 рік.
В межах перевірки проаналізовано рух коштів по банківскій виписці, первинні
документи щодо здійснених витрат на утримання будинку, відповідність віднесення
здійснених витрат до статей кошторису ОСББ, затвердженому зборами співвласників ОСББ
27.06.2020 (протокол №2). Перевірено бухгалтерський облік (в частині проведення
інвентаризації та оприбуткування спільного майна ОСББ на баланс/позабаланс,
відображення доходів та витрат по статтях бухгалтерського обліку), звітність до ДПС та
держорганів статистики).
Ревізійною Комісією розглянуто підготовлений Головою Правління Опалинським А.І.
та затверджений Правлінням Звіт про виконання кошторису 2020 (протокол Правління № 39
від 23.03.2021 р.)
Обговорення:
І.Веліховська повідомила, що відповідно до наказу Голови Правління №3 від
22.12.2020 (далі – наказ про річну інвентаризацію), було створено інвентаризаційну комісію,
якою 26.12.2020 проведено інвентаризацію активів і зобов’язань ОСББ станом на кінець
2020 року.
Станом на 20.03.2021: наказ про річну інвентаризацію не підписано всіма членами
інвентаризаційної комісії, а результати інвентаризації оформлені частково (не оформлено
результати по інвентаризації основних засобів: об’єкти СКД, будинок та елементи
внутрішньодомових систем). Без належного оформлення результатів річної інвентаризації
фінансовий звіт Правління не може бути погоджено Ревізійною Комісією.
І.Веліховська повідомила, що перевіркою первинних документів щодо здійснених
витрат, виявлено були виявлені технічні помилки щодо заповнення актів виконаних робіт,
що були виправлені в ході перевірки.
Перевіркою підстав для здійснення витрат, що перевищували окремі статті
кошторису, та доходів від сервітутів виявлено, що в деяких випадках затвердження
фінансових рішень не було оформлене рішенням Правління. Витрати, що не були
затверджені перед їх здійсненням, та доходи від сервітутів були затверджені в кінці року
рішенням Правління (протокол №24 від 11.01.2021).
Здійснені оплати постачальникам послуг ОСББ та надходження відносилися на
відповідні статті кошторису та фонди ОСББ. Діяльність ОСББ відповідає статутній.
Не затверджені рішенням Правління розміщення коштів на депозит, що суперечить
3.3.16.4 та 3.3.16.7 Статуту ОСББ “ЖК Верховина”.
Резервний фонд (80%) був використаний переважно за рахунок оплат юридичних
послуг. Решта 20% була використана на закупку технічної солі, монітора та видалення
одного дерева. При цьому, документи на витрати на спил дерева за рахунок ОСББ не
відповідають інформації в звіті Правління, а саме: в звіті Правління за 2020 рік зазначено
про безоплатне видалення одного дерева та чищення іншого місцевою владою, та
видалення одного дерева за рахунок резервного фонду. Договір на видалення дерев був
заключений у кількості 3-х штук (ФОП Ханенко Р.І. від 29.10.2020). (Акт комісії КМДА
№593-А від 04.07.2019 про обстеження зелених насаджень, що підлягають видаленню,
фіксував 2 дерева для видалення та одне – санітарна обрізка).
У звіті, наданому Правлінням за 2020 рік, ревізією не виявлено прорахунок витрат та
/або складання окремого “проекту” кошторису на ремонт проблем будинку, а також
терміновість їх вирішення (наприклад, ремонт щілини у антіселевій стіні, ремонт даху у
місцях протікання, ремонт дренажа у паркінгу, промиття труб каналізації, модернізація
теплопункту та інше).
Рішення-Рекомендація 1:
1. Рекомендувати Правлінню забезпечити оформлення результатів інвентаризації.
2. Забезпечити вчасне оформлення рішень щодо здійснення оплат за послуги.
3. При виділенні коштів на оплату із Резервного або Ремонтного фонду та з метою
контролю за залишком коштів у відповідному фонді зазначати в протоколі залишок
коштів станом на дату прийняття рішення та фіксувати в протоколі.
4. Затвердити рішенням Правління можливість розміщення залишків коштів з поточного
рахунку ОСБбБ на депозитний рахунок в Банку із спрямуванням доходу від
розміщення в резервний фонд.
5. Забезпечити коректність документів та інформації щодо видалення сухих дерев.
6. Забезпечити оплату юридичних послуг за рахунок окремої статті кошторису та
водночас, обмежити активне використання резервного фонду ОСББ на
адміністративні послуги.
7. Зробити перелік проблем будинку відповідно до терміновості їх вирішення.
Забезпечити складання плану їх реалізації у часі та приблизний прорахунок витрат
на 2021-2022 рік.
У зв'язку із збільшенням випадків крадіжок коштів з карткових рахунків прийняти заходи
захисту коштів співвласників: відкрити другий банківський рахунок "операційний" на який
переводити невеликі необхідні сумии для розрахунку банківською карткою для оперативних
розрахунків з постачальниками. До основного рахунку карту не прив'язувати, інтернет
оплати заборонити, оплати тільки через захищений банківський сервіс (наприклад,
приват24).
Особливі думки: немає
Результати голосування
Веліховська Інна Олександрівна ЗА
Ковальов Ілля Анатолійович ЗА
Лавренюк Світлана Геннадіївна ЗА
Друге питання.
І. Веліховська повідомила, що станом на 28.02.2021 відбулося спільне засідання
Правління ОСББ та Голови Ревізійної комісії у зв’язку з питаннями ефективності роботи
Правління, за результатами складено протокол Правління №36.
У зв’язку з вищезазначеним фактом, було проведено аналіз діяльності Правління за
результатами якого виявилося, що наявна велика кількість невирішених питань (розглянуто
74 питання, з них зазначено як вирішені 14); приблизно у половині випадків
(33 питання) не був зазначений відповідальний член Правління за їх вирішення. Напрями
відповідальності, взяті на себе членами Правління, розподілені нерівномірно (тобто, на
одній особі 2-4 напрямки, на іншій 0-1).
Також, на початку 2021 з’явилися перші скарги власників на роботу Правління та
недостатню поінформованість про його роботу.
Обговорення.
За результатами засідання 28.02.2021 було складено протокол №36 та зроблено
спробу закріпити напрями відповідальності за кожним членом Правління. Ефективність
такої спроби можна буде оцінити через певний час.
Рішення-Рекомендація 2:
1. Забезпечити контроль за прийняттям власних рішень шляхом відображення в
протоколах стану невиконаних задач, призначення відповідального члена
Правління та строків виконання.
2. Забезпечити періодичне звітування на Правлінні кожного члена Правління про
стан справ за напрямом. Про таке звітування мають бути поінформовані
співвласники шляхом розміщення інформації у групі Вайбер та/або сайті ОСББ
“ЖК Верховина”.
3. Затвердити періодичність рішенням Правління та надавати співвласникам звіт
про витрачання коштів на регулярній основі (щомісячно або щоквартально).
Особливі думки: немає
Результати голосування
Веліховська Інна Олександрівна ЗА
Ковальов Ілля Анатолійович ЗА
Лавренюк Світлана Геннадіївна ЗА
Додаток до протоколу №2 від 27.03.2021
засідання Ревізійної Комісії ОСББ “ЖК ВЕРХОВИНА”
Акт ревізії фінансово-господарської діяльності ОСББ “ЖК ВЕРХОВИНА”
за період з 01.08.2020 по 31.12.2020
Ревізійною комісією ОСББ “ЖК ВЕРХОВИНА” (далі – ОСББ) у складі:
Голови Ревізійної комісії Веліховської І. О.,
Членів Ревізійної комісії: Ковальова І.А. та Лавренюк С.Г.
З відома та в присутності Голови Правління ОСББ Опалинського Анатолія Ігоровича і
бухгалтера ОСББ Опалинського А.І. проведена ревізія фінансово-господарської діяльності
ОСББ за період з 01.08.2020 по 31.12.2020.
Для проведення ревізії надані наступні документи:
1. Протокол №1 Установчих зборів ОСББ розташованого за адресою: м.Київ вул.
Пр.Перемоги, 109-А від 22 лютого 2020 року щодо створення ОСББ та затверждення
його назви, затвердження Статуту, вибору членів Правління та Ревізійної комісії,
надання повноважень Опалинському А.І. щодо державної реєстрації ОСББ.
2. Протокол №2 Установчих зборів ОСББ розташованого за адресою: м.Київ вул.
Пр.Перемоги, 109-А від 27 червня 2020 року щодо обрання та затвердження форми
управління та обслуговування будинку та прибудинкової території, затвердження
кошторису ОСББ, внесків, платежів та порядку їх сплати на управління (утримання)
будинку та прибудинкової териорії; затвердження положень про ремонтний та
резервний фонди; обрання моделі організації договірних відносин з виконавцями
комунальних послуг; прийняття рішення щодо користування спільним майном
співвласників сторонніми особами та організаціями (сервітути, договори оренди).
3. Протоколи засідання Правління ОСББ та накази за період з 22.02.2020 по 31.12.2020.
4. Рішення ГУ ДПС у м.Києві ДПІ у Святошинському районі про включення ОСББ до
Реєстру неприбуткових установ та організацій №2026574600052 від 06.04.2020р.
(ознака неприбутковості 0043);
5. Фінансова звітність ОСББ за період з 28.03.2020 до 31.12.2020 року (включаючи
банківську виписку по рахунку та первинні документи);
6. Журнал вхідної і вихідної корреспонденції (на сайті ОСББ “ЖК ВЕРХОВИНА”).
В ході проведення ревізії було встановлено наступне:
Господарська діяльність
Проведені Установчі збори ОСББ. Засідання правління оформлені у вигляді
протоколів, які пронумеровані і в належному вигляді підшиті в відповідні папки. Копії
викладені на сайті ОСББ.
Головою правління та правлінням ОСББ виконані прийняті на Установчих зборах
ОСББ та на засіданнях правління рішення, а саме:
1. Зареєстровано ОСББ «ЖК ВЕРХОВИНА», ЄДРПОУ 43580256 від 28.03.2020 року.
2. Включення ОСББ до Реєстру неприбуткових установ та організацій
№2026574600052 від 06.04.2020р. (ознака неприбутковості 0043).
3. Письмово проінформовано наступні організації щодо створення ОСББ «ЖК
ВЕРХОВИНА»:
- Святошинську Районну державну адміністрацію у м.Києві;
- Товариство з обмеженою відповідальністю «Ю-Сервіс Груп»;
4. Зроблені запити на надання Технічної документації на будинок до ТОВ «Ю-Сервіс
Груп». Укладено договір про юридичний супровід щодо допомоги в отриманні належної
документації на будинок.
5. Виконано підготовку до проведення загальних зборів ОСББ 22.02.2021р.
6. Банківський рахунок відкрито 14.04.2020 р.
7. Рух коштів по рахунку почався з 05.08.2020р.
8. Укладені договори ОСББ з 01.08.2020.
9. Фінансова звітність, подана до Головного управління ДПС у м.Києві
(Святошинський район м.Києва) та держорганів статистики.
Фінансова діяльність
В ОСББ наявний розрахунковий банківський рахунок у ПАТ ПРИВАТБАНК, що
використовується для сплати внесків та платежів співвласниками, розрахунків з
постачальниками послуг, фондами соціального страхування, нарахування заробітної плати,
відпускних, підзвітних сум, тощо. До банківського рахунку розрахункова банківська карта не
прикріплена.
Станом на 31.12.2020 р. залишок коштів на рахунку складав 36 тис грн.
За період проведення ревізії поступило на банківський рахунок коштів:
- від співвласників квартир та нежитлових приміщень внесків та платежів 1,1 млн грн.
Перераховано коштів з банківського рахунку:
- на виплату заробітної плати 36,6 тис грн, в т.ч податки і збори. Заробітна плата
нараховувалася та виплачувалася із значною затримкою, при цьому податки та збори
сплачувалися до державного бюджету в належний термін (щомісячно).
- постачальникам 782,9 тис грн,
- за обслуговування банківського рахунку 746 грн.
Банківські операції
Банківські операції по рахунку підтверджені відповідними документами: фіскальними
чеками, авансовими звітами, виписками банку.
Розрахунки з постачальниками послуг:
Станом на 31.12.2020 р. з усіма постачальниками послуг проведено звірку
розрахунків та підписані акти звірок. Поточна заборгованість ОСББ перед постачальниками
послуг 11,45 тис грн. Поточна заборгованість по випаплаті з/п 24 тис грн.
Розрахунки з співвласниками квартир та нежитлових приміщень:
Заборгованість співвласників квартир та нежитлових приміщень по сплаті внесків та
платежів станом на 31.12.2020р. склала 41,3 тис грн.
Податки та відрахування.
За період проведення ревізії заборгованість по сплаті податків та відрахувань
відсутня. Звітність подається у строки, передбаченні чинним законодавством України.
Облік товарно-матеріальних цінностей.
В ОСББ проведена закупівля малоцінних товарно-матеріальних цінностей на суму
4,7 тис грн, та закуплені основні засоби на суму 5,7 тис грн. (холодильник та монітор для
охорони).
Даний Акт складений у __2_ примірниках. Один примірник надано голові правління ОСББ,
другий примірник зберігатиметься у документації ревізійної комісії ОСББ.
Голова ревізійної комісії: Веліховська Інна Олександрівна