Для самоорганізіції роботи правління було запропоновано узгодити Положення,
в якому визначити такі правила роботи, які всіх членів правління влаштують.
Ініціатором розробки Положення став Дмитро Піхно.
Протягом серпня та вересня в режимі он-лайн, засобами гугл-дока йшло обговорення правок до документу.
Положення було винесене на голосування на збори правління № 120 від 08.09.23 р.
Результатати голосування:
Горбенко Святослав Ігорович - ЗА
Корінь Віталій Олександрович - ЗА
Лантух Тарас Анатолійович - не голосував
Медведенко Ірина Володимирівна - не голосувала
Опалинський Анатолій Ігорович - ЗА
Піхно Дмитро Олександрович - ПРОТИ
Таким чином, чергова спроба налагодити продуктивну роботу правління не відбулась, рішення не прийнято.
Текст Положення наведений ниже.
Положення про порядок проведення зборів правління ОСББ “ЖК ”Верховина ”, м.Київ
Форма проведення засідань правління:
- Очна - фізична присутність на засіданні.
- Онлайн - присутність на засіданні засобами конференц зв’язку. Для завчасної організації зв’язку, члени правління, які планують заочну участь у зборах, зобов’язані повідомити про це.
- Комбінована - очна та онлайн.
- Заочна - зустріч не обов'язкова.
Ініціатор засідання (згідно статуту) не пізніше ніж за 4 (чотири) дні до дати засідання повідомляє членів Правління про форму, дату, час та місце проведення засідання, вручає (публікує) проект порядку денного чергового або термінового засідання Правління, надає проекти рішень та документи, які пропонується прийняти.
1. Не пізніше 2 (двох) діб до оголошеної дати засідання будь який член правління може внести окреме питання у склад порядку денного. Питання надається Ініціатору зборів та всім членам правління у текстовому форматі в вигляді скороченого заголовку для порядку денного та розгорнутому вигляді для відображення у протоколі. До питання, яке вноситься в протокол, повинно надаватися коротке роз'яснення по суті такого питання, та можливі підготовлені рішення, якщо це не випливає з тексту питання. Після чого Ініціатор зобов'язаний включити дане питання для обговорення в порядок денний в суворій відповідності до тексту подання.
2. Заочна форма засідання дозволяється тільки у випадку коли ніхто з членів правління не висунув заперечення. Заперечення повинно бути оголошене не пізніше ніж за 1 (один) календарний день до дати проведення засідання.
3. Термінові засідання проводяться у випадку необхідності прийняття термінових рішень. Про дату, час та місце проведення, порядок денний термінових засідань члени Правління повідомляються негайно за допомогою дзвінка або месенджера. Термінове засідання може бути проведене у будь-який час після оголошення. Таке засідання повинно мати не більше одного питання. Якщо Голова правління, заступник, або більшість повідомлених членів правління визнала причину скликання не терміновою, засідання не скликається .
4. На засіданні Правління можуть бути ухвалені рішення з питань, не внесених до порядку денного, якщо більшість присутніх на засіданні членів Правління не заперечує проти винесення цих питань на голосування.
5. Член Правління, який не згоден із певними формулюванням рішення Правління Об'єднання, може висловити окрему думку, яка додається до протоколу. Члени Правління, які не можуть бути присутніми на засіданні Правління, можуть завчасно запропонувати свої зміни та доповнення до проектів рішень та документів і мають бути озвученими головуючим на засіданнях Правління. Пропозиції мають бути надіслані на електронну пошту ОСББ не пізніше 2-ох (двох) діб до визначеної дати початку засідання.та більшістю голосів вносять зміни в форулювання.
6. Протокол складається Головою правління, або вибраним головуючим на засіданні, у протоколах фіксується інформація про хід ведення засідань і прийняття на них рішень. Протокол складається на підставі підготовлених заздалегить питань та формулювань які пройшли попереднє обговорення, поданих питань у відповідній формі членами правління, питань винесених безпосередньо під час засідань.
7. Протокол оформлюється на чистому аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) з поздовжнім розташуванням реквізитів.
8. Датою протоколу є дата проведення засідання. Якщо засідання тривало кілька днів, через тире зазначаються перший і останній день засідання.
9. Номер (індекс) протоколу зборів правління повинен відповідати порядковому номеру засідання. Нумерація протоколів наскрізна з дня заснування ОСББ по поточний день.
10. У реквізиті “місце засідання” зазначається назва приміщення, в якому відбулося засідання або адреса.
11. Текст протоколу складається зі вступної та основної частин.
12. У вступній частині протоколу зазначаються прізвища та власне ім’я голови або головуючого, секретаря, запрошених, а також присутніх осіб. Якщо кількість присутніх перевищує 15 осіб, зазначається їх загальна кількість з посиланням на список, що додається до протоколу.
13. Вступна частина включає порядок денний - перелік питань, запланованих до розгляду на засіданні, що розміщені у порядку їх значущості або у хронологічному порядку виникнення.
14. Кожне питання нумерується арабськими цифрами і друкується з початку сторінки.
15. Кожне рішення та підписи всіх членів правління, із зазначенням результату свого голосування («за» або «проти»), повинні знаходитись на одному аркуші.
16. Після засідання, ініціатор (або секретар) засідання надсилає текст протоколу всім членам Правління. Якщо на протязі 24 (двадцяти чотирьох) годин після відправлення не буде висунуто зауважень, протокол вважається складеним та друкується для голосування.
17. Зміни (тексту, порядку денного, тощо) в складеному протоколі не дозволяються.
18. Після того, як протокол складений, головуючий засідання друкує його та розміщує в узгодженому для підписання місці та інформує про це всіх членів Правління. В повідомленні має бути присутня електронна копія протокола.
19. Протокол має бути доступний для голосування на протязі 5 робочих днів з моменту інформування про це членів Правління.
20. Протоколи засідань Правління зберігаються протягом всього строку діяльності Об’єднання на зберіганні, яке забезпечує контрольований доступ уповноважених осіб.
21. Журнал реєстрації протоколів засідань Правління чи завірені з неї витяги повинні бути надані для ознайомлення члену Правління, Голові Правління, Голові Ревізійної Комісії, загальним зборам членів Об'єднання, членам Об’єднання за їх попередньою заявою. Термін виконання до 3 (трьох) робочих днів. Для перегляду та нагадуванню змісту прийнятих рішень доступ до місця зберігання здійснюється будь-яким членом правління за попередньою заявкою в присутності Голови правління.
22. У разі, коли на засіданні приймається рішення про затвердження документа, який обговорювався на засіданні, цей документ додається до протоколу. За наявності інших документів, що розглядалися на засіданні та факт обговорення яких зафіксовано у тексті протоколу, вони нумеруються арабськими цифрами (Додаток 1, Додаток 2). У відповідних пунктах протоколу робиться посилання на ці додатки.
23. Складений протокол підписується головуючим після остаточного формування, після друку в узгодженому варіанті при відсутності заперечень по змісту протоколу. Оприлюднюється на сайті будинку та відправляється на зберігання.
24. Місце зберігання(шафа, приміщення та інше) обирається Головою правління.
25. В ході засідання всі члени правління мають дотримуватись загальних норм культури поведінки та спілкування. Не допускати нецензурної лайки, необґрунтованих звинувачень, переходу на особистості, персональні образи, некоректні висловлювання, які зачіпають честь та гідність особи. При виявленні подібних випадків Головуючий має право припинити хід засідання до владнання ситуації, або перенести закінчення засідання на інший день. При виявленні вищезгаданих подій Головуючий фіксує факт події у протоколі. Повторні випадки винесення письмових зауважень будуть слугувати приводом для відсторонення такого члена правління від присутності на зборах правління та подальшому у ходатайстві перед загальними зборами об'єднання про виключення такого члена правління зі складу правління, згідно Статуту ОСББ.